Underhållsplanering innebär i grunden att information om ett uppkommande underhållsarbete ska finnas klart och tillgängligt för alla berörda parter innan arbetet utförs. Syftet är att undvika tidsspill, slöseri med resurser och frustration. Med andra ord:
Mindre tid till att reda ut onödiga missförstånd – mer tid till själva underhållsarbetet.
De primära aspekter som omfattas av en underhållsplanering kan delas upp i tre delar:
- Personal.
- Material.
- Information (tid, plats, dokumentation).
Dessa tre delar behöver vara aktuella och synliga för alla som ska utföra arbetet. Om samtliga parter vet vad som kommer krävas i form av personal, material och dokumentation, samt var och när arbetet ska utföras, minskar risken för tidsspill.
I dag är det vanligt med digitala molnlösningar, det vill säga att all information om arbetet finns online i ett ”moln”, snarare än lagrad på en lokal dator eller i en pärm. På så sätt kan samtliga personer komma åt planeringen i molnet så länge de har tillgång till internet.
Hantera oförutsedda händelser
Underhållsarbete är sällan hundra procent guld och gröna skogar. Saker kan gå fel, misstag kan göras, maskiner kan gå sönder och personal kan vara borta. Med en underhållsplanering minimeras risken att detta dels kommer inträffa över huvud taget, dels att det kommer påverka arbetet nämnvärt om det händer.
Man kan se det som en kortsiktig investering för ett långsiktigt positivt resultat – både tidsmässigt och ekonomiskt. Det krävs dock kontinuerligt arbete med underhållsplaneringen för att maximera effektiviteten. Underhållsplanering handlar mycket om att testa och se vad som fungerar för just din organisation. Träffar man rätt från början är det så klart bra, men i de flesta fall behöver planen justeras efter hand för att fungera optimalt. Med ett bra underhållssystem får du förutsättningarna för just detta. Du får möjlighet att skapa bättre rutiner för både själva underhållsarbetet och för möjligheten att förbättra planeringen.